Svaki mail koji pošaljete vas nešto košta. Vaše vrijeme je dragocjen resurs, ali je i vrijeme ljudi koji ga primaju također dragocjen resurs. Ako pošaljete više nepoželjnih mailova možete izgledati naporno i neprofesionalno te potencijalno izgubiti klijenta ili partnera.
Da bi bili sigurni da će vaš mail pročitati netko s druge strane te, nadajmo se, kliknuti na ono što želite ili vam odgovoriti, budite direktni i jasni. Svaki mail koji pošaljete je prilika da dobijete ono što želite ili dođete korak bliže tome ako su mailovi prodajne naravi. U nastavku vam donosimo neke savjete koji će vam pomoći da vaši mailovi nešto i postignu.
Uzmite u obzir što se događa kod primatelja
Jeste li saznali da je osoba kojoj ste poslali e-mail nedavno dobila nagradu, ili ste uživali slušajući njezin govor na konferenciji? Ukratko joj čestitajte ili pokažite priznanje za njen rad. Vaš e-mail bi trebao imati fokus, ali to ne znači da biste trebali propustiti priliku čestitati primatelju. Pohvala je uvijek dobrodošla i dobar je način da usmjerite osobu na pozitivno razmišljanje.
Razmislite o tome što se događa u vašim životima
Ne propustite priliku da podijelite novosti iz vašega života. Jeste li nedavno promijenili posao ili napisali članak koji bi mogao biti zanimljiv primatelju? Podijelite novosti. Što više ljudi znaju o vama, lakše će vas se sjetiti kad se ukaže neka povoljna prilika.
Budite upoznati s aktualnim događanjima u svijetu
Ako je vrijeme blagdana slobodno napišite „Sretni Blagdani“. Ako čujete na vijestima o nesreći koja se dogodila u njihovoj blizini, dajte im do znanja da mislite na njih. Ta jednostavna gesta može povoljno utjecati na stvaranje emocionalne povezanosti i nadilaženje elektronske udaljenosti koja inače dijeli pošiljatelja i primatelja.
Odgovorite u sebi na ovih 5 pitanja
Nemojte pustiti primatelja e-maila da nagađa što želite. Odgovorite u sebi na pitanja: tko, što, kada, gdje i zašto? Za svaki događaj ili situaciju, dajte neki kontekst kako bi osoba znala sa sigurnošću što želite iskomunicirati. Nek iz vašeg maila bude jasno što želite od primatelja, što on dobiva s time, kada bi to trebalo biti i gdje, te zašto.
Ne započinjite s „ja“
Predsjednik i CEO Loews Hotels-a, Jonathan Tisch savjetuje da ne započinjete rečenice s riječju „ja“. Naglasak bi trebao biti na drugoj osobi, a ne na vama. Tom malom taktikom mogli biste ishodovati da osoba bude više sklona poslušati vas i poduprijeti.
Uključite privitak
Ako šaljete dokument u privitku, savjetujemo vam da prije slanja bacite pogled jeste li ga doista prikačili. To će vam oduzeti sekundu vremena, ali će vas spasiti neugodnosti da ponovno šaljete e-mail. Osim toga, imajte na umu da što više e-mailova pošaljete, primatelj će vjerojatno manje vremena posvetiti svakome od njih.
Propitkujte tačnost sadržaja
Ne pišite stvari koje nisu istinite i ne pretjerujte. Pišite tako da točno objasnite situaciju i nemojte riskirati da druga osoba izgubi povjerenje u vas.
Obratite pozornost na ton maila
Jedna od najvećih zamki e-maila jest da primatelj pogrešno protumači pošiljateljevu nakanu. Ništa ne može zamijeniti komunikaciju uživo. Kako biste izbjegli da se smisao izgubi u pisanju, ponovno pročitajte što ste napisali obraćajući pozornost na ton. Ako previše koristite riječ „ti“, primatelj bi mogao steći dojam da mu naređujete. Ako vam je e-mail prekratak, osoba može misliti da ste odrješiti. Svakako minimalizirajte mogućnost da se vaše riječi shvate na krivi način.
Provjerite pravopis
Svi griješe pa tako i vi. Zasigurno ćete imati tipfelere. Neki primatelji ih primijete, a neki ne. Bez obzira na to, loš pravopis daje naslutiti nemarnost i koliko (ne)cijenite primatelja. Također je pokazatelj koliko ste vremena i truda uložili u komunikaciju. Uključite provjeru pravopisa i sami provjerite tekst kako biste pokazali da je vaša pažnja na primatelju.
Izvor: Poslovnipuls.com
